Éditions Sorman

Dans le cadre d’un contrôle des comptes et de la gestion d’une commune, la Chambre régionale des comptes de Corse a relevé un défaut d’archivage avec « des procédures de passation insuffisamment retracées ». La Chambre constate qu’avant 2021, le service de la commande publique de cette commune « ne respectait pas la règle de l’archivage des pièces de procédure visée aux articles L. 2184-1 et L. 2196-1 du CCP ». Dans son rapport d’observations définitives, la Chambre illustre ses propos avec l’exemple d’un marché de prestations pour lequel la commune n’a pas su communiquer la totalité des pièces de procédure. Il s’avère que seul le cahier des clauses administratives particulières et l’acte d’engagement signé du maire, dans une version scannée en partie illisible, ont fait l’objet d’une communication auprès de la Chambre. Aucun rapport d’analyse des offres n’a été transmis, la commune ayant déclaré n’avoir reçu qu’une seule offre.
Dans le cadre d’un contrôle des comptes et de la gestion d’une autre commune, la Chambre régionale des comptes Auvergne-Rhône-Alpes recommande au service de commande publique de s’assurer de la complétude des pièces des marchés, tout au long de leur vie. La Chambre conseille à la commune de déterminer son mode de conservation des pièces : papier, numérique sur serveur communal ou numérique sur outil de dématérialisation en ligne. La Chambre relève en effet une multitude de modes de conservation avec nécessité de se reporter d’un mode à l’autre (exemple des publicités qui peuvent n’être conservées que dans l’outil de gestion en ligne ou bien les décisions d’attribution). Par ailleurs, la Chambre souligne l’urgence de mettre en œuvre une procédure de conservation des procédures de passation gérées directement par les services opérationnels ; en effet, elle constate l’inexistence de règle interne ni d’assurance de conservation (c’est notamment le cas pour la procédure dite « des 3 devis »).

Conseil :
- L’acheteur public doit s’assurer que la conservation des pièces soit durable et que leur intégrité soit respectée. Afin d’assurer cette durabilité et cette intégrité, l’acheteur public doit privilégier un format ouvert pour archiver électroniquement ses données ; il a tout intérêt à choisir un format “PDF”.
- Le guide interne de la commande publique doit rappeler les dispositions réglementaires du Code de la commande publique en matière d’archivage et décrire les procédures applicables en la matière, en particulier concernant les mises en concurrence relevant de la responsabilité des services prescripteurs, notamment concernant les règles de conservation des pièces relevant de la technique dite « des 3 devis ».

Olivier Mathieu le 01 juin 2026 - n°155 de La Lettre des Marchés Publics et de la commande publique