Éditions Sorman

En matière d’archivage des marchés publics, les durées de conservation sont de 5 ans pour les documents liés au processus de passation du marché et de 10 ans pour ceux liés au processus d'exécution. L’acheteur public doit veiller à ce que les pièces dématérialisées aient une valeur probante.

L’acheteur public doit privilégier les formats ouverts
Afin d’assurer une conservation durable des pièces et de respecter leur intégrité, l’acheteur public doit privilégier un format ouvert, tel le format PDF,  pour archiver électroniquement ses données.
Le Service Interministériel des Archives de France précise que le format PDF est ouvert, car ses spécifications sont libres d’accès et que son propriétaire Adobe Systems, société de droit privé, autorise des programmes tiers à réutiliser son format. Ce format est donc ouvert même s’il est propriétaire.

Quelles solutions s’offrent à l’acheteur public ?
Pour répondre à ces exigences, l’acheteur public peut recourir à un système d'archivage électronique répondant aux exigences de la norme Z 42-013. Conseil : afin de réduire les coûts, les acheteurs publics de plusieurs collectivités peuvent mutualiser l’achat d’un tel outil.
Toutefois, l’acheteur public peut également faire le choix de conserver ces documents soit sur son profil d’acheteur si celui-ci le permet, soit sur un espace de stockage sécurisé avec notamment accès restreints et recours à un système d'empreintes.

La rématérialisation a-t-elle valeur probante en matière d’archivage ?
Selon le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, la rematérialisation de pièces de marchés ne peut pas être considérée comme une copie présumée fiable des actes originaux signés électroniquement. En effet, les données qui permettent de vérifier la signature électronique et qui sont partie intégrante de l'original ne peuvent être rematérialisées. La copie numérique de documents originaux au format papier n'est, quant à elle, présumée fiable que si sont respectées certaines conditions techniques (art. 2 à 6 du décret n° 2016-1673 du 5/12/2016). Réponse à la QE n° 23503 de M. Cédric Perrin, JO Sénat du 02/09/2021.

Olivier Mathieu le 02 novembre 2021 - n°104 de La Lettre des Marchés Publics et de la commande publique